• Руководителю
  • 17.06.2013

Как общаться с представителями контролирующих органов?

В процессе хозяйственной деятельности предприятию приходиться сталкиваться со многими государственными контролирующими органами. Несмотря на процессы либерализации законодательства, отмечаемые в нашем государстве в последние годы, проблема госконтроля остается достаточно острой до сих пор

Александр ЖУК, аудитор, консультант по налоговому планированию.

Предвзятое, навязчивое, а зачастую и непрофессиональное поведение государственных контролеров создают не только текущие проблемы для предприятий, связанные с отвлечением временных и денежных ресурсов бизнеса, но в отдельных ситуациях может стать основой для ликвидации действующей организации.

Наиболее простым в финансовом плане, но при этом и наиболее опасным с точки зрения законодательства является вариант, при котором предприятие ищет возможность установления личных контактов с проверяющим работником. Для этого, как правило, используются взятка или другой вариант морального или материального поощрения контролера. Сразу же отметим, что данный вариант взаимоотношения с контролерами является противозаконным и зачастую невозможным. В данном материале он не рассматривается. В приведенной статье представлены варианты организации работы предприятия в рамках законодательства, которые позволяют предприятию минимизировать последствия неблагоприятных внешних воздействий (к ним, в частности, относятся и проверки государственных контролирующих организаций).

ОСНОВЫ ОБЩЕНИЯ С КОНТРОЛЕРАМИ

Взаимоотношения с контролирующими органами являются важной составляющей любой экономической деятельности предприятия. В основе взаимоотношений с проверяющими органами лежит вопрос минимизации последствий государственной проверки на деятельность предприятия. Как и любой элемент бизнеса взаимоотношения с контролерами со стороны предприятия должны в определенной мере планироваться и контролироваться. Так, одним из элементов данного планирования является непосредственная работа с проверяющими субъектами, минимизация последствий от их контрольной работы.

Для планирования взаимодействия с контролирующими органами организации сознательно либо несознательно выбирают одну из следующих форм поведения, основанную на существующей организационной структуре предприятия. В практике можно выделить два крайних варианта работы с контролирующими органами, связанные либо с предупреждением неблагоприятных последствий проверок (первый вариант), либо с их минимизацией (второй вариант).

Первый вариант общения с контролирующими органами базируется на «контрольной» организационной структуре предприятия, при которой предприятие пытается контролировать все возможные конфликтные ситуации, возникающие в ходе проверок, и на основании этого строит свою текущую хозяйственную деятельность. Указанный вариант предполагает выделение в штатной численности организации специального человека или отдела, ответственного за взаимоотношения с контролирующими органами. Фактически данный человек (или отдел) контролирует процесс постоянного общения с контролирующими органами, предупреждает возможные конфликтные ситуации во взаимоотношениях с государственными органами.

Второй вариант общения базируется на «судебной» организационной структуре предприятия, при которой оно осуществляет свою деятельность без четкого анализа соответствия текущей хозяйственной деятельности требованиям законодательства, а в конфликтных ситуациях с контролирующими органами рассчитывают в первую очередь на судебные решения. Указанный вариант организационной структуры не предполагает выделения в штате организации человека или отдела, ответственного за взаимоотношения с контролирующими органами. Все проблемы во взаимоотношениях с проверяющими органами решаются по факту их возникновения, т.е. в момент проверки.

Скажем же сразу, что каждый вариант имеет свои плюсы и минусы, и поэтому выбор варианта работы с контролирующими органами определяется предприятием самостоятельно в зависимости от масштабов и специфики его хозяйственной деятельности.

Приведем пример

Для малого предприятия, осуществляющего строительную деятельность и работающего по упрощенной системе налогообложения, вполне возможен выбор «судебной» организационной структуры, т.к. проверки малых предприятий, в частности налоговыми органами, достаточно редки и могут достигать на практике периодичности 1 раз в 10 лет.

В свою очередь совсем противоположная ситуация возникает у той же строительной организации при выполнении заказов, связанных с финансированием из бюджета. Как известно, использование бюджетных денег контролируется как Комитетом государственного контроля, так и Министерством финансов, что повышает вероятность государственных проверок. Следовательно, вполне целесообразен выбор «контрольной» организационной структуры предприятия: отдельный человек будет контролировать соответствие финансово-хозяйственной деятельности предприятия требованиям законодательства.

Современная белорусская экономическая действительность показывает, что постоянное изменение законодательства и макроэкономической ситуации в государстве заставляет предприятия менять форму поведения, что на практике приводит либо к смешанной схеме общения с контролирующими органами, либо к чередованию одной из форм поведения. Так, либерализация законодательства привела к тому, что многие предприятия стали отказываться как от инициативного аудита, так и снижать квалификационные требования к главным бухгалтерам, в т.ч. и путем заключения договоров на ведение учета с бухгалтерскими фирмами. На практике происходит переход от «контрольной» организационной структуры предприятия к «судебной».

Как практикующий аудитор могу отметить, что данный переход ведет к формированию значительного количества предприятий, у которых в ближайшие годы могут возникнуть серьезные конфликтные ситуации с контролирующими органами. Вполне возможен и рост количества судебных споров с участием контролирующих органов. Дело в том, что процесс либерализации законодательства привел к образованию многих пробелов, а иногда и прямых неточностей в законодательстве. Для устранения всех перечисленных проблем потребуется не один год, в течение которого предприятия будут находиться в «подвешенном состоянии».

Приведем пример

В связи с введением с 1 января 2012 г. нового плана счетов «морально» устарели все инструкции, определяющие порядок ведения бухгалтерского учета по тем или иным направлениям хозяйственной деятельности. При этом государственные органы не успевают вносить изменения в действующее законодательство, что на практике приводит к ситуации, когда, например, в конце мая 2012 г. начинает действовать «Инструкция по бухгалтерскому учету лизинговых операций», которая противоречит действующему плану счетов.

Таким образом, предприятиям с момента принятия новой редакции «Инструкции по бухгалтерскому учету лизинговых операций» (соответствующей действующему плану счетов) либо придется вносить изменения в бухгалтерский учет задним числом, с начала 2012 г., либо оставлять в бухгалтерском учете нарушения, которые впоследствии будут выявлены контролирующими органами. Последнее обстоятельство вполне возможно в случае отсутствия штатного бухгалтера либо отсутствия внешнего контроля со стороны аудиторов над работой бухгалтерских фирм.

С учетом широкого применения бизнесом лизинговых схем для обновления действующего состава основных средств, в т.ч. и строительных организаций, проблема выбора системы отношений с контролирующими органами в ситуации либерализации законодательства выглядит вполне актуальной. Приведенные примеры свидетельствуют о необходимости взвешенного подхода при выборе схемы взаимодействия с контролирующими органами. Последнее обстоятельство требует определения всех достоинств и недостатков каждой из систем взаимоотношения с контролирующими органами. Их подробный анализ представлен далее.

«КОНТРОЛЬНАЯ» ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА ПРЕДПРИЯТИЯ

Первый вариант организации работы предприятия в целях минимизации последствий государственных проверок связан с формированием такой организационной структуры предприятия, при которой минимизируется возможность возникновения конфликтных ситуаций при общении с контролирующими органами. Данная организационная структура используется, как правило, крупными предприятиями, у которых есть возможность содержать в штате предприятия отдельного человека либо структурное подразделение, ответственное за внутренний аудит, либо привлечение на постоянной договорной основе внешних консультантов (аудиторов и юристов).

Следует отметить, что помимо традиционных функций внутреннего аудита, связанных с контролем над соответствием законодательству осуществляемых предприятием хозяйственных операций, а также оценке эффективности работы предприятия, внутренний аудитор обязан обеспечивать взаимодействие с контролирующими органами с целью выявления возможных конфликтных ситуаций. Указанная деятельность внутреннего аудитора предполагает выполнение следующего комплекса мероприятий:

• организация переписки предприятия с контролирующими органами (очень часта на практике).

Предприятие сталкивается с пробелами в законодательстве, для разъяснения которых требуется составлять запросы в контролирующие органы. Данная работа требует определенных навыков, связанных со знанием специфики работы предприятия, а также знания особенностей законодательства;

контроль над своевременностью исполнения обязательств перед государством.

С вступлением в силу с 1 января 2011 г. Указа Президента Республики Беларусь от 1.09.2010 г. № 450 «О лицензировании отдельных видов деятельности» изменился перечень лицензируемых видов деятельности, а также требования к получению лицензий. Для избежания претензий контролирующих органов важно своевременно и точно соблюдать требования лицензионного законодательства;

• взаимодействие с контролирующими органами в ходе проведения проверок.

Решение многих конфликтных ситуаций в общении с контролирующими органами возможно уже на предварительной стадии назначения и проведения проверок. Особенно актуален данный вопрос в части назначения государственных проверок. Так, п. 4 Указа Президента от 16.10.2009 г. № 510 «О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь» определено, что запрещено проверять организации в течение двух лет с момента их государственной организации, за исключением наличия достоверной информации о нарушениях законодательства.

После истечения двухлетнего периода организация проверяется с периодичностью, зависящей от группы риска. Так, например, строительство законодательством отнесено к видам деятельности с высокой группой риска нарушения. Соответственно, строительная организация может проверяться не чаще 1 раза в течение календарного года. Если по результатам проведенной контролирующим (надзорным) органом плановой проверки нарушений законодательства проверяемым субъектом не установлено, следующая плановая проверка этого субъекта назначается данным контролирующим (надзорным) органом не ранее чем через 2 года. Указанное обстоятельство не только требует контроля над обоснованностью назначения проверки, но и вызывает необходимость применения на предприятии «контрольной» организационной структуры.

В зависимости от масштабов предприятия работу по координации взаимоотношений организации с контролирующими органами может выполнять либо один человек (внутренний аудитор, финансовый директор, финансовый менеджер, начальник финансового или планово-экономического отдела, главный бухгалтер, юрист), либо отдел в составе нескольких человек. В последнем случае возможно два варианта разделения должностных обязанностей.

В первом случае каждый из работников взаимодействует с конкретным государственным органом: налоговой инспекцией, Фондом социальной защиты, Министерством строительства и архитектуры и другими. Во втором случае отдел включает специалистов по специальностям: юрист, экономист, бухгалтер, инженер и другие. На практике более приемлемым является второй вариант, т.к. он позволяет более детально и профессионально прорабатывать все возможные проблемные вопросы, возникающие в ходе общения с контролирующими органами.

Вариант с созданием отдела, взаимодействующего с контролирующими органами, характерен для крупных предприятий, на которых один человек в силу своей специфики не может охватить всю сферу взаимоотношений с государственными организациями. В свою очередь эффективная работа отдела позволяет существенно минимизировать потери предприятия от общения с государственными организациями.

Помимо содержания в штате организации людей, ответственных за взаимодействие с контролирующими органами, «контрольная» организационная структура предприятия предполагает возможность использования внешних аудиторов для выявления возможных конфликтных ситуаций с контролирующими органами. Как правило, данный вариант приемлем для организаций, «подпадающих под обязательный аудит». Речь идет о предприятиях, которые в соответствии с законодательством обязаны ежегодно подтверждать достоверность своего бухгалтерского учета и отчетности с помощью аудиторского заключения. Важным аспектом применения внешних аудиторов является профессионализм последних в совокупности с доверительными отношениями между аудиторами и руководством предприятия. Только в последнем случае удается достичь максимально положительного эффекта от аудиторской проверки – выявить не только явные, но и скрытие потенциальные проблемные моменты в работе предприятия.

Вариант использования внешних аудиторов для поиска ошибок на предприятии позволяет экономить денежные средства на заработной плате штатных работников, но при этом имеет и один существенный недостаток, связанный с зачастую формальным подходом предприятий к аудиторской проверке. Обязательный ежегодный аудит на практике приводит к ситуации, когда предприятия ищут не более качественный, а наиболее дешевый (с точки зрения стоимости аудита) вариант проверки своей финансово-хозяйственной деятельности. При этом мнимость выгоды от «дешевого аудита», как правило, приходит после проведения проверки государственных органов, в результате которых находятся существенные нарушения законодательства. В этой ситуации предприятия сталкиваются с необходимостью применения «судебной» организационной структуры.

Обобщая анализ «контрольной» организационной структуры предприятия, следует отметить важность использования как внешних аудиторов, так и штатных работников для организации взаимодействия с контролирующими органами. Безусловно, непродуманным было бы решение отказаться от возможности использования обязательного аудита в целях экономии денежных средств на выявлении ошибок в применении законодательства на предприятии. В то же время практика показывает, что отсутствие в штате предприятия человека, непосредственно ответственного за взаимодействие с контролирующими органами, может существенно снизить эффективность внешнего аудита.

Приведем пример

В ходе проверки выявляется потенциально проблемная ситуация, связанная с неточностями законодательства. Рекомендации аудитора при этом зачастую сводятся к необходимости самостоятельных действий предприятия по подаче запросов в государственные инстанции с последующей выработкой собственной юридически обоснованной позиции по спорным моментам. Проделать данную работу может только человек, непосредственно работающий в штате предприятия, или внештатный работник, привлекаемый к работе предприятия на постоянной договорной основе (годовой договор с аудитором на консультации). То есть окончательно решить спорную ситуацию может только человек, постоянно работающий на предприятии и знающий всю специфику работы организации. В противном случае рекомендация аудитора может остаться без внимания, что в дальнейшем приведет к спорным ситуациям в ходе проведения проверок контролирующими органами.

Приведенный пример свидетельствует о необходимости применения комплексного подхода при работе с контролирующими органами. Отсутствие комплексности на практике приводит к ситуации существенного снижения эффективности всей проводимой предприятием работы по минимизации последствий проверок государственных органов.

«СУДЕБНАЯ» ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА ПРЕДПРИЯТИЯ

Второй вариант взаимоотношений с контролирующими органами, связан с выбором такой организационной структуры, при которой минимизируются возможные последствия проверок контролирующих органов. Данный вариант характерен для малых предприятий, у которых нет в штате человека, непосредственно ответственного за взаимодействие с контролирующими органами (как правило, данную работу в качестве дополнительной нагрузки осуществляет главный бухгалтер). Также «судебная» организационная структура предприятия характерна для организаций, у которых нет обязанности по ежегодному проведению аудита достоверности бухгалтерского учета и отчетности, а следовательно, отсутствует постоянный внешний контроль над соответствием деятельности предприятия требованиям законодательства.

Для указанной категории предприятий, как правило, характерны две формы поведения. Во-первых, организация может рассчитывать на то, что возможные последствия от контрольных проверок окажутся существенно ниже, нежели плата внешним аудиторам или включение в штат организации дополнительного человека, ответственного за взаимодействие с контролирующими органами. Этот вариант вполне приемлем в случае, когда у предприятия в штате находятся высококвалифицированные главный бухгалтер и юрист, которые могут отстоять точку зрения компании в спорах, в т.ч. и судебных, с контролирующими органами. Кроме того, такой вариант возможен и для регионов (за исключением крупных городов), в которых квалификация проверяющих может оказаться ниже опыта и знаний главных бухгалтеров. Как правило, данную ситуацию характеризует следующее выражение: «У нас город (район) маленький, и все друг друга знают, поэтому существенных санкций от проверяющих не будет».

Во-вторых, организация может приглашать аудиторов для проведения проверки финансово-хозяйственной деятельности непосредственно перед проведением проверки контролирующих органов. На практике такая ситуация весьма характерна для малого бизнеса в крупных городах в ситуации назначения плановой налоговой проверки, перед которой инициативный аудит позволяет выявить потенциальные ошибки, которые могут быть устранены до проведения проверки.

Выбор одного из предложенных вариантов «судебной» организационной структуры предприятия в любом случае ориентирован на возможность судебных споров с контролирующими органами. Последнее обстоятельство, в частности, предполагает наличие в штате организации высококвалифицированного главного бухгалтера и юриста. Возможен и вариант заключения договора с высококвалифицированным внештатным аудитором и юристом.

Отличие «судебной» организационной структуры предприятия от «контрольной» имеет один существенный аспект. «Контрольная» структура предполагает системную работу с проверяющими органами по выявлению и предотвращению всех возможных нарушений законодательства. Данная работа позволяет определять потенциальные спорные ситуации в ходе осуществления финансово-хозяйственной деятельности, что зачастую позволяет их исправить.

Приведем пример

Указом Президента Республики Беларусь от 27.03.2008 г. № 178 «О порядке проведения контроля внешнеторговых операций» определены сроки, в течение которых должны завершаться внешнеэкономические сделки. Так, при экспорте сделка должна быть завершена не позднее 90 календарных дней (по договорам комиссии – не позднее 120 календарных дней) с даты отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг. При импорте внешнеторговая сделка должна быть завершена не позднее 60 календарных дней с даты проведения платежа за товар, работу, услуги.

Соответственно, в случае проведения поэтапного аудита бухгалтерского учета и отчетности могут быть выявлены потенциальные ошибки с нарушением сроков завершения внешнеторговых операций, что позволит их исправить, тем самым не будет нарушено законодательство.

В свою очередь при «судебной» организационной структуре даже выявление ошибки аудитором перед, например, проверкой Комитета государственного контроля не позволит эту ошибку исправить, что приведет к доначислению штрафных санкций. В связи с этим «судебная» система предполагает эпизодическую (на момент проведения проверок) работу с возможными ошибками предприятия и рассчитана во многом на удачу. Под удачей в данном случае следует понимать низкую квалификацию (непрофессионализм) контролеров, которая не позволит им найти нарушения законодательства, либо типичную работу контролеров. Последнее выражается в стандартной схеме проверки до первого нарушения, которое в денежном выражении не окажется весьма существенным для предприятия, что фактически равносильно удаче, т.к. фактические расходы предприятия на уплату штрафов окажутся меньше расходов на внешних или штатных консультантов. Какой из вариантов работы более приемлем, каждое предприятие должно определить для себя самостоятельно.

Обобщая изложенное, следует отметить, что грамотно организованная работа по общению с контролирующими органами позволяет не только избежать излишних трат времени и денег на споры с проверяющими организациями, но в некотором плане позволяет «подружиться» с контролерами. Дело в том, что контролирующие органы весьма не любят проверки организаций, которые знают свои права и могут отстаивать их, в том числе и в судебном порядке. Статистика последних лет свидетельствует о сокращении количества дел с участием контролирующих органов, что позволяет судить о росте правовой грамотности белорусских предприятий, а также о нежелании доводить споры до суда в ситуациях, когда одна из сторон уверена в своей правоте.

Данный факт позволяет говорить о возможности достижения такой ступени взаимоотношений с контролирующими органами, когда проводимые контрольные проверки приводят к минимальным потерям для бизнеса либо проводятся с достаточно редкой периодичностью (менее одного раза в 5 лет). Таким образом, на практике может быть реализована наиболее благоприятная для бизнеса ситуация, при которой удается достичь минимального внимания контролирующих органов к деятельности предприятия, переход на конструктивную систему диалога с проверяющими органами в форме запросов и разъяснений.

Комментарии
Комментариев к материалу пока нет
Оставить комментарий